Artikel 3: Får en arbetsgivare övervaka arbetsverktyg?

Artikelserie om HR och dataskydd

Som arbetsgivare kan det i vissa fall finnas ett behov att kontrollera att arbetstagarna använder sina arbetsverktyg på rätt sätt eller presterar i enlighet med sitt anställningsavtal. En sådan åtgärd innebär dock en inskränkning i arbetstagarnas personliga integritet och det finns därför ett flertal aspekter som en arbetsgivare bör tänka på innan en sådan kontrollåtgärd vidtas.

En första utgångspunkt är, som alltid, att en kontrollåtgärd ska vara så lite integritetskränkande som möjligt. I vissa fall kan det exempelvis vara tillräckligt att mäta hur verksamheten presterar på gruppnivå. Därtill bör arbetsgivare fundera på vilka förebyggande åtgärder som kan vidtas, såsom att blockera vissa hemsidor på de anställdas datorer. Ibland kan det dock finnas skäl för en arbetsgivare att trots allt kontrollera en enskild arbetstagares aktivitet i olika arbetsverktyg.

I den inledande artikeln av denna artikelserie beskrevs att Europadomstolen ofta för ett resonemang utifrån en arbetstagares reasonable expectation of privacy vid bedömningen av om en kontrollåtgärd har varit tillåten eller inte. I målet Bărbulescu mot Rumänien uttalade domstolen att vad arbetstagaren rimligen kan förvänta sig är en betydande, men inte nödvändigtvis en avgörande faktor. Målet handlade om en arbetstagare som hade blivit uppsagd efter att ha chattat med familjemedlemmar på ett yahoo-konto som var till för arbetet. Arbetsgivaren hade kontrollerat arbetstagarens chattande i realtid. Arbetstagaren hade visserligen ett flertal gånger informerats om att det inte var tillåtet att använda arbetsverktyg för privat bruk. Däremot hade arbetsgivaren inte informerat om omfattningen och arten av övervakningen. Den nationella domstolen ansåg att arbetsgivaren hade agerat lagenligt. Europadomstolen kom dock fram till att den nationella domstolen inte hade tagit hänsyn till arbetstagarens intresse av personlig integritet i tillräckligt hög grad.

Europadomstolen konstaterade att en proportionalitetsbedömning ska göras med beaktande av ett antal faktorer såsom om arbetstagaren informerats om att arbetsverktygen kan komma att övervakas redan på förhand och omfattningen av arbetsgivarens övervakning, dvs. om arbetsgivaren övervakar kommunikationsflödet i sig eller också dess innehåll. Ytterligare faktorer som påverkar bedömningen är om arbetsgivaren haft legitima skäl för övervakningen, om det hade varit möjligt att vidta mindre ingripande åtgärder och konsekvenserna för arbetstagaren som utsätts för övervakningen. Europadomstolen noterar också att arbetsrelationer måste bygga på ömsesidigt förtroende för att vara välfungerande.

Utifrån Europadomstolens dom kan det konstateras att det inte är tillräckligt att arbetsgivaren har en policy som förbjuder privat användning av arbetsverktyg för att en arbetsgivare ska kunna övervaka arbetstagares användning av arbetsverktyg. Som arbetsgivare bör du dessutom;

• Informera arbetstagaren om att dessa verktyg kan komma att övervakas redan på förhand. Detta kan med fördel göras genom anställningsavtalet eller i en policy;
• Gör en noga avvägning av vilken metod som ska användas vid övervakningen;
• Endast övervaka i den omfattning som krävs för ändamålet; och
• Fundera på om det finns legitima skäl för övervakningen eller om det finns andra mindre ingripande åtgärder som kan vidtas för att uppnå syftet.